Joudut yrittajana usein pohtimaan, miten edustuskulut, omat kulut, markkinointikulut ja vahennyskelpoiset henkilostokulut erotellaan verovahennykset huomioiden. Sama tilaisuus voi sisaltaa kaikkia naita, mika tekee rajanvedosta haastavaa. Verohallinnon ohjeistus naiden kulujen kasittelysta on hajallaan, mutta tassa blogissa kaymme lapi, mita sinun tulee yrittajana tietaa.
Edustuskulut
Edustuskulut ovat kustannuksia, jotka liittyvat vieraanvaraisuuteen tai huomaavaisuuteen yrityksen ulkopuolisia henkiloita, kuten asiakkaita ja liikekumppaneita, kohtaan. Tavoitteena on liiketoiminnan edistaminen, uusien liikesuhteiden luominen tai olemassa olevien suhteiden yllapitaminen. Tyypillisia esimerkkeja ovat lounaat, illalliset tai viihdetapahtumat asiakkaiden kanssa.
Keskeista edustuskulujen maarittelyssa on, etta ne kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin henkiloihin, kuten asiakkaisiin. Henkilostoon liittyvat kulut eivat ole edustuskuluja. Lisaksi edustustilaisuus on yleensa suljettu tilaisuus, johon osallistujat on ennalta kutsuttu, eika ole avoin muulle yleisolle.
Edustuskuluista saa vahentaa tuloverotuksessa 50 %, mutta arvonlisäverotuksessa ALV ei ole lainkaan vahennyskelponen. Tama tarkoittaa, etta esimerkiksi 1000 euron edustuskuluista saat vahentaa tuloverotuksessa 500 euroa, mutta ALV:n osalta mitaan vahennystä ei saa tehda.
Markkinointikulut
Markkinointikulut kohdistuvat yleensa laajempaan yleisoon ja liittyvat yrityksen tuotteiden tai palveluiden tunnettuuden lisäämiseen. Tallaiset kulut voivat liittya esimerkiksi mainoskampanjoihin, asiakastilaisuuksiin tai messuihin. Markkinointitilaisuudet ovat usein avoimia kaikille potentiaalisille asiakkaille, eika kyseessa ole suljettu, kutsuvieraille tarkoitettu tilaisuus, kuten edustustilaisuudet.
Verotuksessa markkinointikulut ovat taysin vahennyskelpoisia, toisin kuin edustuskulut. Arvonlisaveron saa vahentaa kokonaan, samoin kuin tuloverotuksessa kaikki markkinointikuluihin liittyvat menot. Jos yrityksesi jarjestaa messutilaisuuden, jossa esitellaan tuotteita ja jaetaan naytteita, nama kulut lasketaan markkinointikuluiksi, ja ne voi vahentaa kokonaan verotuksessa.
Neuvottelukulut
Neuvottelukulut ovat kustannuksia, jotka liittyvat yrityksen omaan toimintaan, kuten neuvotteluihin yrityksen johdon, henkilokunnan tai tiettyjen asiantuntijoiden kanssa. Neuvottelukulut eivat koske asiakkaita tai liikekumppaneita. Naihin voivat kuulua esimerkiksi tyopaikalla pidettyjen neuvotteluiden yhteydessa tarjottavat kahvit tai lounaat.
Neuvottelukuluissa keskeista on kohtuullisuus ja tavanomaisuus. Esimerkiksi kallis ravintolalounas henkilokunnan kesken ei yleensa ole vahennyskelponen neuvottelukulu. Neuvottelukulut ovat kuitenkin 100 % vahennyskelpoisia niin tuloverotuksessa kuin arvonlisäverotuksessa, kunhan kulut ovat kohtuullisia ja liittyvat suoraan liiketoimintaan. Jos yrityksesi hallituksen kokous jarjestetaan toimistolla, ja osallistujille tarjotaan lounas, kulut lasketaan vahennyskelpoisiksi neuvottelukuluiksi.
Edustuslahjat
Edustuslahjat ovat lahjoja, jotka annetaan yrityksen ulkopuolisille henkiloille, kuten asiakkaille tai liikekumppaneille, ja niiden tarkoituksena on edistaa liiketoimintaa. Tyypillinen edustuslahja voisi olla esimerkiksi viinipullo asiakkaalle tai lahja liikekumppanin merkkipaivana.
Verotuksessa edustuslahjat kasitellaan samalla tavoin kuin muutkin edustuskulut. Tuloverotuksessa ne ovat 50 % vahennyskelpoisia, mutta arvonlisäveroa ei voi vahentaa lainkaan. On hyva muistaa, etta lahjan arvon tulee olla kohtuullinen, silla arvokas lahja voi herattaa Verohallinnon kiinnostuksen.
Edustusmatkat ja -tilaisuudet
Edustusmatkat ja -tilaisuudet muodostavat kokonaisuuden, jossa on usein mukana matkustuskuluja, kuten junalippuja, taksimatkoja tai kilometrikorvauksia, seka majoituskuluja ja ruokailuja. Jos kyseessa on edustustilaisuus, kaikki siihen liittyvat kulut kasitellaan edustuskuluina, mika tarkoittaa, etta niista voi vahentaa tuloverotuksessa 50 %, mutta arvonlisäveroa ei voi vahentaa lainkaan.
Jos yrityksesi edustajat matkustavat tapaamaan asiakasta toiselle paikkakunnalle, matkakustannukset, majoitus ja asiakastapaamisen yhteydessa syntyneet ravintolakulut voidaan kasitella edustuskuluina.
Virkistyskulut
Virkistyskulut liittyvat yrityksen omaan henkilokuntaan ja ovat vahennyskelpoisia seka tuloverotuksessa etta arvonlisäverotuksessa. Tama patee esimerkiksi yrityksen jarjestamiin pikkujouluihin, kesapaiviin tai muihin henkilostotilaisuuksiin, joihin osallistuu koko henkilosto tai ainakin suurin osa. Kustannuksiin voi sisaltya tarjoilua, aktiviteetteja ja muita tilaisuuden jarjestamisesta aiheutuvia kuluja.
Jos yrityksesi jarjestaa pikkujoulut koko henkilostolle ravintolassa, nama kulut ovat vahennyskelpoisia virkistyskuluja, myos silloin, kun niihin liittyy kohtuullinen maara tarjoilua, kuten alkoholia.
Yksityiskulut
Yksityiskulut ovat kuluja, jotka liittyvat yrittajan henkilokohtaiseen elamaan, eika yrityksen liiketoimintaan, ja naita ei voi vahentaa verotuksessa. Tyypillisia esimerkkeja yksityiskuluista ovat ravintolakaynit ystavien kanssa, henkilokohtaisten hankintojen tekeminen yrityksen piikkiin tai perheenjasenten edut, jotka eivat liity yrityksen liiketoimintaan.
Verotarkastuksessa yksityiskulut johtavat usein siihen, etta ne katsotaan osaksi yrittajan palkkaa tai peitellyksi osingoksi, josta seuraa veroseuraamuksia. On tarkeaa erottaa selkeasti omat ja yrityksen kulut toisistaan. Jos yrittaja kay ravintolassa perheensa kanssa ja maksaa laskun yrityksen kortilla, tama ei ole vahennyskelponen kulu ja voidaan verotuksessa tulkita yrittajan henkilokohtaiseksi tuloksi.
Yhteenveto
Edustuskulujen, markkinointikulujen, neuvottelukulujen ja henkilostokulujen erittely on tarkeaa verotuksen kannalta. Edustuskulut liittyvat asiakassuhteisiin ja ovat osittain vahennyskelpoisia, kun taas markkinointi- ja henkilostokulut ovat taysimaaraisesti vahennyskelpoisia. Yksityiskulut on aina pidettava erillaan yrityksen kuluista.
Selkea dokumentointi on avainasemassa verotuksessa ja vahennyksissa. Kirjaa ylos kaikki tapahtumat, osanottajat ja kulujen luonne, jotta voit osoittaa, etta kulut liittyvat liiketoimintaan. Nain varmistat, etta verotarkastuksessa kaikki kulut ovat oikeassa paikassa ja yrityksesi valttyy mahdollisilta seuraamuksilta.